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FAQs

Preguntas Frecuentes y sus Respuestas

POLÍTICAS DE AUDITORÍAANTECEDENTESCOSTOS

En respuesta a la gran cantidad cuestionarios de evaluación a las oficinas de registro por parte de las empresas, PJR ha preparado la siguiente página de preguntas y respuestas genéricas, la cual incluye las preguntas más frecuentes sobre nuestros antecedentes, los gastos de registro y las políticas de auditoría.

Si este material no responde todas sus preguntas, favor de llamar al 001 800-525-1675 para obtener información más específica.

Antecedentes (33)

¿Hasta qué punto revisan y comentan en las observaciones?

Los auditores de PJR no incluyen extensos comentarios sobre las observaciones. Las observaciones se limitan a completar las notas concisas hechas en las hojas de las no-conformidades. Se realizan más observaciones en el informe final de auditoría.

¿Cuánto tiempo se otorga para corregir las deficiencias?

La acción correctiva debe ser presentada dentro de 60 a 90 días a partir de la auditoría por fax, correo o correo electrónico. PJR permite las acciones correctivas en planta durante la auditoría, siempre que el tiempo dedicado a la revisión de las acciones correctivas propuestas no afecte significativamente el programa u objetivos de auditoría. Sostenemos reuniones al final de cada día, para revisar las acciones correctivas. PJR no cobra por cierre de acciones correctivas, salvo en el caso de que el cierre sea una no-conformidad mayor (ya que es necesaria una re-visita).

¿Cómo se manejan las no-conformidades durante la auditoría?

Las no-conformidades son ya sea mayores o menores. Si la auditoría revela únicamente no-conformidades menores, el Auditor Líder recomendará el registro – en espera del cierre de las acciones correctivas. La evidencia objetiva de la acción correctiva puede ser enviada por correo o fax en el plazo de 90 días a partir de la auditoría.

Una vez que las acciones correctivas han sido aceptadas por el Auditor Líder, se emitirá el certificado de registro (y las acciones correctivas se verificarán en la siguiente visita de seguimiento requerida). En caso de una no-conformidad mayor, serán necesaria un re-visita para evaluar las acciones correctivas, salvo en casos excepcionales. La re-visita se limitará al área no-conforme. En cualquier caso, la auditoría de PJR continuará, incluso con el descubrimiento de no-conformidades mayores. Se le notificará de cualquier deficiencia en su sistema de calidad, antes de que el equipo de auditoría deje sus instalaciones. Esta notificación escrita es parte de la visita de auditoría formal.

¿Se puede programar una fecha para una auditoría de registro y posponerla o cancelar más tarde sin cargo?

PJR desea cultivar las mejores relaciones posibles con sus clientes. Esto incluye una disposición a ser flexible, incluso en relación con la programación de auditorías de registro. Sin embargo, hay una cláusula en el contrato de PJR que establece un período de cancelación de 21 días, después de los cuales la cancelación puede convertirse en un tema punitivo.

¿Cuál es el tiempo que requiere su compañía entre la solicitud de registro y la fecha de la auditoría?

Los clientes suelen contratar con una oficina de registro incluso antes de comenzar el proceso de implementación del sistema de calidad. La razón es que mediante la contratación de una registradora primero, se puede establecer un vínculo temprano con el equipo de auditoría y el programa. PJR ha encontrado que mediante la contratación de PJR antes de las actividades de implementación del sistema de calidad, los clientes normalmente pueden recortar 30-40% del tiempo que normalmente se lleva el proceso de registro. Para participar en nuestro programa de “planificación por prioridades”, debe contratar con nosotros lo antes posible. Nuestros coordinadores del programa de auditoría suelen programar auditorías con 60-90 días de antelación. Los auditores programarán tentativamente la próxima auditoría de seguimiento continuo o anual mientras se encuentren físicamente en la instalación.

¿Tiene la re-evaluación un costo para el cliente?

Sí. El cliente paga por la re-evaluación, pero sólo por los días-hombre (más los gastos asociados) o los días necesarios para evaluar la conformidad con la norma.

¿Será necesaria una re-evaluación si se solicita una modificación al alcance del registro?

Si la modificación propuesta está estrechamente relacionado con el alcance/sistema de la calidad existentes, por lo general es verificada y aprobada en la próxima auditoría de seguimiento, para ayudar a minimizar los costos. Si se trata de una desviación importante del alcance registrado, puede ser necesaria una evaluación especial para su aprobación.

¿Recomienda que los auditores de la pre-evaluación formen parte del equipo de auditoría final? ¿Tendremos el mismo Auditor Líder para ambas?

PJR trabaja con clientes individuales para promover la coherencia entre el personal de auditoría. Se recomienda que por lo menos una persona del equipo de pre-evaluación forme parte del equipo de auditoría de certificación, sin embargo, no se puede garantizar la disponibilidad de los auditores.

¿Cuánto énfasis se le da a la pre-evaluación?

PJR considera que la pre-evaluación es un paso muy importante hacia una auditoría de registro exitosa. Aunque las pre-evaluaciones son totalmente opcionales, 99% de los clientes de PJR que las realizaron, aprobaron su auditorías de registro desde la primera vez.

Si se opta por una pre-evaluación, ¿cuándo me recomienda realizarla?

PJR recomienda que la pre-evaluación se realice dentro de un margen de 90 días previos a la auditoría de certificación real. Un lapso más largo puede dar lugar al deterioro del sistema de la calidad debido a la falta de atención y la falta de acción.

¿Recomienda o requiere una pre-evaluación?

La pre-evaluación es opcional; PJR no la requiere. Sin embargo, los beneficios de contar con ella son numerosos, incluyendo enfocar su atención en las debilidades actuales de su sistema de la calidad, lo que le permite adquirir experiencia y familiaridad con una auditoría y con los auditores PJR, y el aumento de sus posibilidades generales de pasar la auditoría de certificación. La pre-evaluación por lo general toma alrededor de 60% del tiempo cotizado para la auditoría de certificación.

¿Los cambios/revisiones a nuestro Manual de Política de la Calidad justificará una re-auditoría después de la auditoría inicial?

Por lo general, no. PJR no requiere que los cambios en la documentación o modificaciones se comuniquen por escrito a sus oficinas corporativas. Las revisiones se revisan en planta durante la siguiente auditoría de seguimiento, sin costo adicional. Los auditores de PJR permiten cambios de mejora continua en el Manual de la Calidad. Sin embargo, debe ser presentado 30-45 días antes de la auditoría inicial, de manera que el auditor líder puede evaluarlo y determinar su adhesión a la norma.

¿Se requiere entregar para su revisión un Manual de las Políticas de la Calidad controlado, y en cuánto tiempo lo revisarán?

PJR requiere la entrega de una copia controlada del Manual de las Políticas de la Calidad al Auditor Líder 30-45 días antes de la auditoría de certificación. El tiempo de respuesta habitual es de entre 10 y 15 días. Cuanto antes se envíe la documentación, más tiempo tendrá para la acción correctiva. Una vez que el contrato es firmado y aceptado, se le pedirá que presente un Manual de las Políticas de la Calidad para su revisión y aprobación, antes de la elaboración y ejecución de cualquier revisión. El Manual de las Políticas de la Calidad debe estar listo antes de la visita de registro. Si no se le informó al auditor líder sobre alguna modificación antes de la fecha de la auditoría, las revisará en planta.

¿Cómo se les informan a los clientes las omisiones del sistema de calidad o las desviaciones de la norma? ¿Cuánto tiempo se les otorgará para hacer las modificaciones necesarias?

Los clientes son notificados de las desviaciones del sistema de calidad a través de la emisión de los informes de no-conformidad (NCR) en el momento de su auditoría y cuentan con 60 a 90 días para la entrega de la acción correctiva.

¿Tiene su empresa subcontratada alguna de sus actividades de registro a otras organizaciones? Si es así, ¿cómo las califica usted?

PJR no contrata a ninguna otra oficina de registro para mantener su acreditación, sin embargo, al igual que otras registradoras, PJR funciona con una base de auditores subcontratados, además de sus empleados de tiempo completo. PJR cuenta con un riguroso proceso de calificación para los auditores contratados, que incluye capacitación y evaluación permanente.

¿Cómo se les informa a los clientes sobre cualquier cambio en su programa de registro? ¿Se les permite hacer comentarios sobre cualquiera de los cambios? ¿Una vez notificados, en cuanto tiempo tendremos que implementar los cambios?

Los clientes son notificados por escrito sobre cualquier cambio en el programa de registro. PJR agradece los comentarios, fomenta el diálogo y está más que dispuesto a despejar cualquier inquietud de los clientes. Por lo general, se proporciona suficiente tiempo para implementar los cambios, los cuales no tienen que ser presentadas por escrito, sino que son supervisados por el auditor líder en la siguiente visita de seguimiento.

¿Cuenta con una descripción completa disponible del proceso de registro, incluyendo la solicitud y el proceso de apelación y de las políticas de la suspensión, retiro y cancelación del certificado?

Sí, PJR tiene políticas establecidas que rigen todo lo anterior. Por favor consulte a su ejecutivo de cuenta para obtener más información.

Por favor informe sobre su política de confidencialidad del cliente

PJR, de conformidad con la norma ISO/IEC 17021:2006, mantiene una estricta confidencialidad de toda la información exclusiva del cliente.

¿Cuenta con una lista de compañías previamente registradas?

Sí. PJR mantiene un registro de todas las empresas registradas. Para obtener más información, póngase en contacto con su ejecutivo de cuenta. En ISO 9000, PJR ha registrado mpresas tan importantes como Hughes Aircraft, Monsanto, Coca-Cola Bottling y Estee Lauder. En el área automotriz hemos certificado a Federal Mogul, Valeo y Siegel Roberts. En ISO 14001 hemos registrado empresas como Mitsubishi, Bristol Myers-Squibb, Eaton Corporation, Mead Johnson de México y Clairol Inc.

¿Cuáles son sus alcances y las normas a las que la auditoría?

El alcance de la acreditación Perry Johnson Registrars ‘cubre aproximadamente 600 códigos SIC. PJR está acreditada para conceder certificados de ISO 9001, ISO 14001, AS9100, TL 9000 e ISO/TS 16949. PJR es también una de las primeras oficinas de registro autorizadas para auditar a dos nuevas especificaciones importantes en el área de las normas de gestión: Responsible Care ®, ahora designada oficialmente como RC-14001 y OHSAS 18001, la especificación de salud y seguridad en el trabajo. Se ha formado la empresa independiente, Perry Johnson Laboratories, Inc., para ofrecer acreditación a ISO/IEC 17025, la nueva norma internacional para laboratorios de calibración y prueba.

¿Cuenta su empresa con un folleto o “resume” de la gestión/capacidad técnica?

Favor de consultar el libro de cotizaciones de PJR, el cual contiene la historia de la compañía, sus calificaciones, políticas y procedimientos.

¿A qué otros organismos de acreditación han solicitado la acreditación?

De acuerdo con nuestros planes de expansión en todo el mundo, PJR está trabajando para obtener las acreditaciones con varios organismos nacionales de acreditación. PJR también tiene solicitudes pendientes con el China National Accreditation Council for Registrars (CNACR) y el Korea Accreditation Board (KAB).

¿Por quién está acreditado PJR?

PJR está acreditada por ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB – anteriormente RAB), el Consejo de Japanese Accreditation Board (JAB), el United Kingdom Accreditation Service (UKAS), Italian National System for Accreditation of Certification and Inspection Body (Accredia).

¿Todos los auditores de PJR son Auditores Líder?

No, pero todos los equipos de auditoría PJR tendrán por lo menos con un auditor líder certificado por ANAB-, IRCA o PJR. Los otros miembros del equipo, todos ellos tendrán una considerable experiencia en auditoría, docencia y/o consultoría, auditores certificados ´por ANAB-, IRCA o-PJR.

¿Cuáles son los criterios para la selección de sus auditores?

PJR sigue las directrices contenidas en la norma ISO 19011:2002 para definir sus criterios de calificación para los auditores de sistemas de calidad. ISO 19011:2002 detalla los requisitos de educación, formación, experiencia, cualidades personales, capacidad de gestión y la formación continua. Todos Auditores Líderes están certificados profesionalmente (RABQSA, IRCA y/o PJR) y participan en la formación adicional específica de las políticas y procedimientos PJR.

¿Cuál es la experiencia en auditoría de registro de PJR y su staff de auditores?

PJR ha emitido más de 4.000 certificados de registro. Se programan nuevas auditorías de registro diariamente, ya que PJR adquiere contratos con más de 200 empresas nuevas cada mes.

¿Cómo determinan la competencia técnica de un auditor?

PJR realiza amplias evaluaciones a los candidatos a auditor para garantizar la competencia técnica de cada individuo. Esta evaluación incluye la comprobación de referencias, verificación de antecedentes y pruebas. Para que nuestros auditores puedan obtener la competencia en un sector EA en particular, es necesaria la combinación de la experiencia laboral, capacitación/educación y días de auditoría. Muchos auditores profesionales empleados por PJR son expertos que también imparten clases de calidad en la auditoría.

¿Cuáles son las calificaciones de sus auditores?

PJR mantiene una base de auditores tanto de personal a tiempo completo como subcontratado, muchos de los cuales han enseñado a los Auditores líder de nuestros competidores. Los auditores de PJR tienen un promedio de 15 años de experiencia en auditoría y un promedio de 18 años de experiencia en aseguramiento de la calidad.

¿Cuáles son las disposiciones en caso de que su empresa se salga del negocio o pierda su condición de oficina de registro? ¿Cómo se vería afectado nuestro registro?

PJR es la oficina de registro más grande de América del Norte, sobre la base de empresas individuales registradas. * Sin embargo, en el caso improbable de que PJR se declarase en quiebra o perdiera su acreditación, ha establecido un memorando de entendimiento (MOU por sus siglas en inglés) con un organismo de certificación acreditado. Esto mantendrá su estatus como una empresa registrada.

* Según lo informado por las Actualizaciones de Sistemas de Calidad de los años 1999, 2000, 2001 y 2002.

¿Se pueden obtener copias de sus estados financieros más recientes y/o pueden demostrar su estabilidad financiera?

PJR es una empresa privada y, aunque los registros financieros son confidenciales, podemos demostrar estabilidad financiera. Por favor, póngase en contacto con Terry Boboige, Presidente, al (800) 800-7910.

¿Cuáles son sus calificaciones como oficina de registro?

Perry Johnson Registrars, Inc. está acreditada por siete diferentes organismos internacionales, y cuenta con un personal de auditoría de más de 190 auditores, con un promedio de 15 años de experiencia en auditoría y de 18 años de experiencia en la industria de la calidad.

¿Hace cuánto tiempo que son una oficina de registro?

PJR ha sido una oficina de registro acreditada desde 1994. ANAB (anteriormente RAB), le otorgó la acreditación formal en Enero de 1995.

Costos (8)

¿Puede proporcionar un desglose de los costos para las siguientes áreas?

  • Preparación y auditoría inicial
  • Revisión del Manual de la política de la calidad
  • Revisión de los comentarios al manual de la política de la calidad o Revisión de las versiones del manual
  • Evaluación preliminar
  • Pre-evaluación
  • Procesamiento de reportes
  • Seguimiento del primer año
  • Seguimiento del segundo año
  • Seguimiento del tercer año
  • Costo diario en las visitas en planta
  • Cualquier otro cargo
  • Vea la cotización

¿Debo pagar una “cuota de certificación”?

Sí. Hay una única cuota de certificación (cubre los tres años de duración del certificado):
$ 250,00 para las instalaciones con 1-99 empleados.
$ 350,00 para las instalaciones con 100 a 499 empleados.
$ 500,00 para las instalaciones con más de 500 empleados.

También hay una cuota anual de mantenimiento de archivos, que sigue el mismo patrón que el desglose anterior. Los sellos de acreditación especiales y/o requisitos de las normas especiales ‘pueden aumentar sus costos de auditoría, consulte a su ejecutivo de cuenta para obtener más información.

¿Cómo se cobran los gastos de viaje?

El transporte, alojamiento y alimentos se cobran al costo. Ya que PJR cuenta con auditores en todo el país, nuestro objetivo es siempre seleccionar el auditor más cercano a las instalaciones del cliente, manteniendo así los gastos de viaje a un mínimo.

¿Nos puede comentar sobre los costos del seguimiento?

PJR cotiza los costos del seguimiento en el momento en la cotización original. El seguimiento es una muestra del sistema de calidad que verifica el mantenimiento continuo del sistema. En general, un seguimiento requerirá 25% a 33% del tiempo requerido para la auditoría inicial.

¿Puede dar un ejemplo de los costos para que podamos calcular los gastos que se aplicarían a nuestra situación?

Sí, PJR puede suministrar una cuadrícula de tiempo-costo que proporcionará un margen general para la estimación de los costos de registro.

¿Cómo se determinan los gastos de la auditoría de registro?

Todos los registradores están obligados a seguir las directrices internacionales sobre los requisitos de día-hombre de la norma en cuestión. Las cotizaciones de las auditorías de registro se basan en el tiempo estimado que durará la auditoría. Los principales factores utilizados para determinar el monto son: tamaño de las instalaciones a auditar, el número de empleados y la complejidad de la operación (número de turnos, el número de líneas de producto, la naturaleza del producto manufacturado).

¿Cuáles son sus costos básicos?

La tarifa estándar de PJR es de $1,200 por día-hombre.

Políticas de Auditoría (9)

¿Qué hace a su empresa mejor que las otras oficinas de registro?

PJR se jacta de haber registrado muchas compañías Fortune 500, pero trabaja con empresas de todos los tamaños y tipos para promover nuestro enfoque de auditoría como una situación “ganar-ganar”. La relación cliente-oficina de registro es a largo plazo, y se desarrolla a través de la combinación de comunicación, especialización de los auditores y servicio. También ofrecemos las siguientes ventajas:

  • No tenemos cuota por solicitud
  • No tenemos visita en planta preliminar obligatoria
  • No tenemos penalizaciones por cambio de programación (con notificación razonable)
  • No hay cargos ocultos
  • No hay cargos extras
  • Una placa de certificación gratuita por cliente
  • La preparación detallada se realiza fuera de las instalaciones
  • Gastos auditor mínimos, todos los gastos de viaje son al costo
  • Se utilizan auditores locales siempre que sea posible

¿Cuál es la probabilidad de obtener el registro en la primera auditoría? ¿La segunda auditoría? ¿Cuál es el número típico de intentos necesarios?

PJR, en su historia, ha tenido un solo cliente que no obtuvo la certificación después de la primera auditoría. PJR está muy orgulloso de su destacada trayectoria con respecto a la certificación de sus clientes.

¿La oficina de registro permite el uso de su logotipo?

Sí, puede utilizarse el logotipo y se suministra en diseño preparado para impresión. El logotipo, sin embargo, no puede aparecer en el producto de su compañía. Se proporcionan las directrices del uso del logotipo junto con el certificado y el diseño preparado para impresión.

¿Con qué frecuencia requiere auditorías de seguimiento?

Los clientes son habitualmente programados para el seguimiento cada seis meses, a menos que soliciten el programa anual de supervisión. En cualquier caso, las directrices publicadas recientemente por el Foro Internacional de Acreditación (IAF) requieren que el tiempo total de la auditoría de reevaluación sea igual a dos tercios del tiempo dedicado a la auditoría inicial de registro. El tiempo de la reevaluación puede variar de la formula obligatoria de 2/3 en base a “los factores importantes que se aplican únicamente a la organización”, incluyendo, pero no limitándose a, aquellos incluidos en el Anexo 2 de la Directriz de IAF sobre la aplicación de la Guía 62 de la norma ISO/IEC. El documento de orientación está disponible en el sitio web de IAF en http://www.iaf.nu sección “Documentación”.

La mayoría de los clientes PJR elegir la opción de vigilancia continua (cada-seis-meses), debido a sus ventajas inherentes. Bajo este método, su sistema de calidad sigue siendo objeto de mantenimiento continuo. Con intervalos más cortos entre las visitas de control, el sistema tiene menos posibilidades de romperse. De esta manera, hay mucho menos posibilidades de que los auditores encuentren alguna no-conformidad mayor, cuya corrección puede ser larga y costosa.

¿Cuánto dura el período de certificación de PJR? (¿Por cuánto tiempo es válido el certificado?)

El certificado de registro tiene una validez de tres años. Al final del período de tres años, será programada una reevaluación para renovar el certificado. Entre el momento de la auditoría de certificación inicial y la renovación de certificados a los 3 años, los clientes son auditados periódicamente en función de la elección de los programas de seguimiento:: continuo (auditorías cada seis meses) o anuales (auditorías una vez al año). Vea la siguiente pregunta y respuesta para obtener más detalles.

¿Qué tan familiarizado con el producto o la tecnología de nuestra compañía estarán nuestros auditores asignados?

PJR se rige por los estrictos requisitos de la norma ISO/IEC 17021:2006 y ISO 19011:2002 en cuanto a conocimientos y experiencia de los auditores.

¿Cómo se manejan las quejas relacionadas a un auditor específico?

Las quejas se manejan a través de nuestro Departamento de Atención al Cliente, de acuerdo con el procedimiento de quejas de PJR, lo que puede requerir la intervención tanto del Presidente como del Gerente del Programa de Auditoría.

¿Podrá nuestra empresa revisar las credenciales de los auditores y solicitar una reasignación en caso de no estar satisfecha?

Pueden hacerse cambios en el equipo si es necesario; PJR es flexible. Su CPA puede trabajar con usted para proporcionarle información biográfica detallada sobre los auditores potenciales, si lo desea.

¿El programa de formación/certificación interna de su empresa sigue un plan específico? ¿Está afiliado a un esquema nacional/internacional?

Sí. PJR lleva a cabo auditorías internas dos veces al año. El plan de auditoría se ajusta a las exigencias de la norma ISO/IEC 17021, tanto para las auditorías del sistema de gestión de la calidad (SGC) como para las del sistema de gestión ambiental (SGA).